ERP: Τι είναι και πώς λειτουργεί;

Το ERP είναι ένα εξαιρετικά διαδεδομένο σύστημα λογισμικού, που αποτελεί τον «πυρήνα» της οργάνωσης μιας επιχείρησης.  

Αν διαθέτετε επιχείρηση, θα γνωρίζετε καλά ότι η ύπαρξη μιας ενοποιημένης πλατφόρμας διαχείρισης των λειτουργιών σας συμβάλλει σημαντικά στην αποδοτικότητά σας. 

Και ακριβώς εδώ έρχονται τα συστήματα ERP να σας λύσουν τα χέρια!  

Σε αυτό το άρθρο θα μάθετε: 

• Τι είναι το σύστημα ERP; 
• Πώς λειτουργούν τα συστήματα ERP; 
• Τι κάνει τα συστήματα ERP τόσο ανταγωνιστικά;
• Τύποι Υλοποίησης ERP
• Νέα trends στα συστήματα ERP
• Παράγοντες που πρέπει να λάβετε υπόψη κατά την επιλογή ενός συστήματος ERP
• Ένας σημαντικός διαχωρισμός: ERP vs CRM.
• Η Λύση μας: Soft1Brige App!

Τι είναι το σύστημα ERP; 

Το ERP προέρχεται από τα αρχικά των λέξεων Enterprise Resource Planning, που θα μπορούσε να αποδοθεί στα ελληνικά ως «Σύστημα Επιχειρησιακού Σχεδιασμού». Αποτελεί ουσιαστικά ένα σύστημα λογισμικού, εντός του οποίου οι επιχειρήσεις μπορούν να διαχειριστούν συγκεντρωτικά όλες τις βασικές λειτουργίες τους, με στόχο να επιτύχουν βέλτιστη οργάνωση και αποδόσεις.  

Για να καταλάβετε ακριβώς περί τίνος πρόκειται, σκεφτείτε όλες τις δραστηριότητες που εκτελεί η επιχείρησή σας σε καθημερινή βάση: χρηματοοικονομικά, ανθρώπινοι πόροι, παραγωγή, αλυσίδα εφοδιασμού, προμήθειες, marketing, πωλήσεις, και πολλές ακόμη. Το ERP συγκεντρώνει όλες αυτές τις δραστηριότητες σε ένα ενοποιημένο σύστημα, με στόχο να τις διαχειρίζεστε με πιο οργανωμένο και αποτελεσματικό τρόπο. 

Πώς ακριβώς λειτουργούν τα συστήματα ERP; 

Τα συστήματα ERP αποτελούνται από επιμέρους ενότητες (modules), η κάθε μια από τις οποίες αντιστοιχεί σε μια συγκεκριμένη επιχειρηματική λειτουργία. Αυτές οι ενότητες είναι συνδεδεμένες μεταξύ τους και ανταλλάσσουν δεδομένα, δηλαδή ουσιαστικά συνεργάζονται και «συνομιλούν», δημιουργώντας έτσι ένα ενιαίο σύστημα. 

 

Τα modules προσαρμόζονται ανάλογα με τις ανάγκες της εκάστοτε επιχείρησης, προσφέροντας έτσι μεγάλη ευελιξία στον τρόπο δόμησης ενός συστήματος ERP.
Ας δώσουμε ένα παράδειγμα: Αν διαθέτετε κατάστημα λιανικής και δραστηριοποιείστε αποκλειστικά στην πώληση προϊόντων, μπορείτε να εγκαταστήσετε μόνο τα modules που σας αφορούν άμεσα, δηλαδή λογιστικής, διαχείρισης αποθήκης και παραγγελιών. Μπορείτε στη συνέχεια να τα εμπλουτίσετε, ενεργοποιώντας πρόσθετα modules marketing, hr και άλλα, ανάλογα με την εξέλιξη των αναγκών σας. 

Διαθέτετε, λοιπόν, ένα σύστημα λογισμικού, το οποίο σας παρέχει μια ολοκληρωμένη εικόνα της επιχείρησής σας. Μέσα σε αυτό τα διαφορετικά τμήματα μπορούν να επικοινωνούν και να συνεργάζονται, πολλές διαδικασίες αυτοματοποιούνται, ενώ αξιοποιείτε εργαλεία αναλύσεων των δεδομένων και αναφορών, ή μηχανισμών προστασίας των δεδομένων από πιθανές απειλές. 

Ποιες είναι τα πιο κοινά ERP modules;

• Οικονομικά: Αυτή η ενότητα είναι κεντρική στα περισσότερα συστήματα ERP, καθώς ευθύνεται για τη διαχείριση του προϋπολογισμού, την αυτοματοποίηση οικονομικών εργασιών, την παρακολούθηση πληρωτέων και εισπρακτέων λογαριασμών, το κλείσιμο βιβλίων, τη δημιουργία οικονομικών αναφορών και τον μετριασμό οικονομικού κινδύνου.
• Διαχείριση Ανθρώπινου Δυναμικού: Η ενότητα HRM (Human Resources Management) διαχειρίζεται τις πληροφορίες των εργαζομένων, τη μισθοδοσία, τη διαχείριση παροχών, την πρόσληψη, την εκπαίδευση και την αξιολόγηση της απόδοσής τους.
• Προμήθειες: Αυτή η ενότητα χειρίζεται τις διαδικασίες προμηθειών, συμπεριλαμβανομένων των αιτήσεων, της διαχείρισης παραγγελιών αγοράς, προμηθευτών και συμβολαίων.
• Πωλήσεις: Η συγκεκριμένη ενότητα ελέγχει τη διαδικασία πωλήσεων από τη διαχείριση πελατών έως την εκπλήρωση παραγγελιών, συμπεριλαμβανομένης της δημιουργίας προσφορών, της επεξεργασίας παραγγελιών, της διαχείρισης συμβολαίων και της πρόβλεψης πωλήσεων.
• Manufacturing: Η ενότητα Manufacturing βοηθά στο σχεδιασμό και την εκτέλεση των διαδικασιών παραγωγής, διασφαλίζοντας την ευθυγράμμιση με τη ζήτηση. Περιλαμβάνει εργαλεία για τον προγραμματισμό απαιτήσεων υλικών (MRP), τον προγραμματισμό και την εκτέλεση παραγωγής και τη διαχείριση ποιότητας.
• Logistics και Supply Chain Management: Αυτή η ενότητα διαχειρίζεται λειτουργίες logistics, συμπεριλαμβανομένης της διαχείρισης αποθεμάτων, αποθήκης και μεταφορών και της εκπλήρωσης παραγγελιών.
• Service: Η ενότητα εξυπηρέτησης υποστηρίζει την παροχή αξιόπιστης, εξατομικευμένης εξυπηρέτησης πελατών. Προσφέρει εργαλεία για εσωτερικές επισκευές, διαχείριση ανταλλακτικών, διαχείριση επιτόπιων υπηρεσιών και ροές εσόδων βάσει υπηρεσιών, μαζί με αναλυτικά στοιχεία για τη βελτίωση της επίλυσης προβλημάτων και της αφοσίωσης των πελατών.
• Ε&Α και Μηχανική: Τα πλούσια σε χαρακτηριστικά συστήματα ERP περιλαμβάνουν μια ενότητα έρευνας & ανάπτυξης και μηχανικής, που παρέχει εργαλεία για σχεδιασμό και ανάπτυξη προϊόντων, διαχείριση κύκλου ζωής προϊόντος (PLM) και συμμόρφωση προϊόντος με κανονισμούς.
• Διαχείριση Περιουσιακών Στοιχείων Επιχείρησης: Αυτή η ενότητα βοηθά τις επιχειρήσεις με έντονη χρήση περιουσιακών στοιχείων (για παράδειγμα laptops εργαζομένων ή στολές εργασίας) να ελαχιστοποιήσουν τον χρόνο διακοπής λειτουργίας και να διατηρήσουν τη μέγιστη αποδοτικότητα των μηχανημάτων και του εξοπλισμού. Περιλαμβάνει προληπτική συντήρηση, προγραμματισμό περιουσιακών στοιχείων, καθώς και διαχείριση περιβάλλοντος, υγείας και ασφάλειας (EHS).

 

Τι κάνει τα συστήματα ERP τόσο ανταγωνιστικά; 

Πολλές φορές το ERP περιγράφεται ως «το κεντρικό νευρικό σύστημα» μιας επιχείρησης. Ειδικά στο πεδίο των οικονομικών, ένα κεντρικό σημείο συγκέντρωσης και διαχείρισης όλων των δεδομένων είναι απαραίτητο. 

Η υιοθέτηση μιας τέτοιας λύσης προσφέρει σημαντικά οφέλη: 

Υψηλότερη παραγωγικότητα 

Με λιγότερους πόρους, τα τμήματα της επιχείρησής σας πετυχαίνουν περισσότερα, εφόσον πολλές διαδικασίες αυτοματοποιούνται. Άρα, κερδίζετε χρόνο και χρήμα. 

Βελτιωμένη συνεργασία 

Η ενοποίηση όλων των επιμέρους τμημάτων, προσφέρει ένα περιβάλλον εργασίας στο οποίο η επικοινωνία και η συνεργασία πραγματοποιούνται απρόσκοπτα. 

Καλύτερα insights 

Ξεχάστε τα «κενά» στις πληροφορίες που διαχέονται εντός της επιχείρησής σας και τις ελλείψεις. Πλέον βρίσκετε απαντήσεις στα πάντα από μια μοναδική πηγή. 

Απλοποίηση διαδικασιών IT 

Μέσα σε μια ενιαία βάση δεδομένων, οι διαδικασίες απλοποιούνται και οι εργαζόμενοι διαχειρίζονται ευκολότερα τις πληροφορίες, χωρίς ανάγκη εξειδικευμένων γνώσεων. 

Χαμηλότερος κίνδυνος 

Οι κρίσιμες πληροφορίες δεν περιλαμβάνονται σε λογιστικά φύλλα και δε διαχέονται μέσω e–mails, αλλά βρίσκονται σε μια μόνο ενοποιημένη πλατφόρμα. 

 

Τύποι Υλοποίησης ERP

Τα σύγχρονα συστήματα ERP μπορούν να υλοποιηθούν με διάφορους τρόπους: σε δημόσιο ή ιδιωτικό cloud, on-premise ή μέσω υβριδικών μοντέλων που συνδυάζουν διαφορετικά περιβάλλοντα. Η κατανόηση των πλεονεκτημάτων κάθε υλοποίησης μπορεί να σας βοηθήσει να καθορίσετε την καλύτερη λύση για τις επιχειρηματικές σας ανάγκες.

Cloud ERP

Το cloud ERP περιλαμβάνει τη φιλοξενία του λογισμικού στο cloud και την πρόσβαση σε αυτό μέσω του διαδικτύου ως συνδρομητική υπηρεσία. Αυτό σημαίνει ότι δεν χρειάζεται να ανησυχείτε για τη συντήρηση, τις ενημερώσεις και την ασφάλεια – ο πάροχος του λογισμικού είναι υπεύθυνος για όλα! Αυτή η μέθοδος υλοποίησης είναι η πιο δημοφιλής αυτή τη στιγμή λόγω του χαμηλότερου αρχικού κόστους, της αυξημένης επιλογής κλιμάκωσης και ευελιξίας, της ευκολότερης ενσωμάτωσης με άλλα συστήματα και πολλών άλλων.

On-Premise

Το παραδοσιακό μοντέλο on-premise ERP σας δίνει πλήρη έλεγχο του συστήματος. Το λογισμικό εγκαθίσταται στους δικούς σας διακομιστές, που συνήθως βρίσκονται στα κέντρα δεδομένων σας. Η ομάδα σας είναι υπεύθυνη για την εγκατάσταση, τη συντήρηση και την ασφάλεια τόσο του υλικού όσο και του λογισμικού.

Πολλές επιχειρήσεις μεταβαίνουν από συστήματα on-premise σε λύσεις βασισμένες στο cloud. Αυτή η μετάβαση απαιτεί προσεκτικό σχεδιασμό και στρατηγική προσέγγιση για την αξιολόγηση του λογισμικού ERP και των μεθόδων υλοποίησης.

Υβριδικό ERP

Για οργανισμούς που χρειάζονται έναν συνδυασμό λύσεων cloud και on-premise, το υβριδικό μοντέλο ERP, γνωστό και ως ERP δύο επιπέδων (two-tier ERP), είναι ιδανικό. Σε αυτή τη ρύθμιση, ορισμένες εφαρμογές και δεδομένα ERP βρίσκονται στο cloud, ενώ άλλα παραμένουν τοπικά (on-premise). Αυτή η προσέγγιση προσφέρει ευελιξία καθώς καλύπτει διάφορες επιχειρηματικές απαιτήσεις.

 

Νέα trends στα συστήματα ERP

Η τάση σήμερα: το Cloud ERP κρατάει τα ηνία! 

Τα συστήματα ERP έχουν εξελιχθεί σημαντικά στο πέρασμα του χρόνου, καταλήγοντας σε μια εποχή που το Cloud ERP αποτελεί την σύγχρονη τάση.  

Στο άκουσμα του όρου ERP, οι περισσότεροι φαντάζονται ακόμα ένα αρκετά περίπλοκο και δύσχρηστο σύστημα λογισμικού, που απαιτεί ειδική τεχνογνωσία στη χρήση του. Ίσως έτσι να ξεκίνησε, αλλά σήμερα η πραγματικότητα είναι πολύ διαφορετική. 

Ας δούμε την εξελικτική πορεία των μοντέλων ERP συνοπτικά. Στο παρελθόν η εγκατάσταση και φιλοξενία του λογισμικού γινόταν σε τοπικούς διακομιστές (on-premise), κάτι που απαιτούσε σημαντικές υποδομές, ευθύνη συντήρησης και υποστήριξης. Πλέον, τo ERP φιλοξενείται σε cloud εξοπλισμό του παρόχου του λογισμικού, δηλαδή σε απομακρυσμένους διακομιστές, παρέχοντας ευελιξία και δυνατότητα πρόσβασης από οπουδήποτε. Η επιχείρηση πληρώνει στον πάροχο μια συνδρομή, ο οποίος έχει και την ευθύνη λειτουργίας και υποστήριξής του.  

Το ERP σήμερα απευθύνεται σε κάθε επιχείρηση, ακόμα και μικρή, από τη στιγμή που αντιλαμβάνεται ότι το Excel ή ένα απλό πρόγραμμα λογιστικής δεν ανταποκρίνονται πλέον στις ανάγκες της. Δεν χρειάζεται να διαθέτει επιπλέον προσωπικό ή να σπαταλήσει σπουδαίους πόρους για την λειτουργικότητά του, διότι το Cloud ERP κάνει την χρήση του πολύ πιο απλή! 

💡 Fun Fact: Η πρώτη εταιρεία που καθιέρωσε το μοντέλο Cloud ERP στην Ελλάδα είναι η SoftOne: με το S1aaS (Soft1 as a Service), η SoftOne προσέφερε πρώτη λύσεις μηχανογράφησης με τη μορφή υπηρεσίας, ασχέτως εάν υπήρχε το Cloud ως σύστημα διανομής ή όχι. 

 

Η εξατομίκευση των χρηστών γίνεται πραγματικότητα!

Στο παρελθόν, η προσαρμογή των πλατφορμών ERP ήταν δύσκολη λόγω των περίπλοκων γλωσσών προγραμματισμού. Τώρα, το cloud ERP και οι λύσεις χαμηλού κώδικα απλοποιούν την προσαρμογή, καλύπτοντας τις συγκεκριμένες ανάγκες κάθε κλάδου. Αυτές οι σύγχρονες πλατφόρμες προσφέρουν χαρακτηριστικά όπως προσαρμόσιμους πίνακες ελέγχου, αναζήτηση με AI, εξατομικευμένες συνομιλίες και προσαρμόσιμες ροές εργασίας.

Για να προσφέρουν εξατομικευμένες εμπειρίες, οι εταιρείες χρειάζονται συστήματα ERP που υποστηρίζουν την εξατομίκευση. Οι υπάλληλοι, οι πελάτες και οι προμηθευτές προτιμούν περιεχόμενο και λειτουργίες που ευθυγραμμίζονται με τις εξειδικευμένες τους ανάγκες, ενισχύοντας την παραγωγικότητα. Οι διεπαφές βασισμένες στο AI, όπως τα chatbots, κερδίζουν δημοτικότητα καθώς ερμηνεύουν τις εισόδους των χρηστών και ανταποκρίνονται με σχετικές πληροφορίες, προσφέροντας μια πιο εξατομικευμένη και αποδοτική εμπειρία.

 

Η Τεχνητή Νοημοσύνη φέρνει την λύση

Η τεχνητή νοημοσύνη και η μηχανική μάθηση αποτελούν πλέον αναπόσπαστα μέρη των συστημάτων ERP, λειτουργώντας αθόρυβα στο παρασκήνιο για να ενισχύσουν την εξατομίκευση και να βελτιώσουν τις επιχειρηματικές λειτουργίες. Σε αντίθεση με το παρελθόν, πολλοί προμηθευτές λογισμικού ERP τώρα εντάσσουν δυνατότητες AI απευθείας στα προϊόντα τους.

Με την Τεχνητή Νοημοσύνη, οι οργανισμοί μπορούν να αναλύσουν τεράστιες ποσότητες λειτουργικών και πελατειακών δεδομένων για να ανακαλύψουν πολύτιμες πληροφορίες. Οι τεχνολογίες AI αριστεύουν στην ανίχνευση προτύπων και στην πρόβλεψη τάσεων που μπορεί να μην εντοπιστούν μέσω της χειροκίνητης ανάλυσης.

Επιπλέον, το AI αυτοματοποιεί και βελτιστοποιεί ένα ευρύ φάσμα διαδικασιών. Για παράδειγμα, στο λιανεμπόριο, η Τεχνητή Νοημοσύνη μπορεί να αναλύσει πρότυπα πωλήσεων και συμπεριφορά πελατών για να βελτιστοποιήσει τη διαχείριση αποθεμάτων και να προτείνει εξατομικευμένες στρατηγικές μάρκετινγκ.

 

Ένας σημαντικός διαχωρισμός: ERP vs CRM. 

Έχουμε παρουσιάσει ήδη σε προηγούμενο άρθρο μας το CRM ως τη βέλτιστη στρατηγική διαχείρισης των πελατειακών σας σχέσεων. (spoiler alert: αν δεν το έχετε διαβάσει ακόμα, δεν έχετε γνωρίσει τον καλύτερό σας φίλο!) 

Αφού λοιπόν γνωρίζουμε καλά τι πρεσβεύουν οι δύο αυτές δυνατές πλατφόρμες, χρειάζεται να κάνουμε μια σημαντική διευκρίνιση.  

Ενώ η επιχείρησή σας βασίζεται τόσο σε συστήματα ERP όσο και σε συστήματα CRM, η θεμελιώδης διαφορά μεταξύ τους είναι η εξής: το ERP επικεντρώνεται κυρίως – μεταξύ άλλων – στο οικονομικό/λογιστικό τμήμα, ενώ το CRM αποκλειστικά στα τμήματα πωλήσεων και εξυπηρέτησης πελατών. 

Και τώρα θα αναρωτηθείτε: η εταιρεία μου χρειάζεται ERP, CRM, ή και τα δύο; 

Αν σας λέγαμε ότι πλέον μπορείτε να τα συνδυάσετε σε μια μόνο πλατφόρμα; 

Soft1Bridge App: Η Γέφυρα SoftOne και Dynamics365! 

Στη NUS Solutions δημιουργούμε λύσεις προσαρμοσμένες στα μέτρα σας, ώστε να καλύψουμε πλήρως τις ανάγκες της επιχείρησής σας. 

Το Soft1Bridge App σχεδιάστηκε αξιοποιώντας το module των Power Apps και Power Automate της Microsoft, με στόχο να συνδέει τους λογαριασμούς SoftOne και Dynamics 365 σε μια μόνο εύχρηστη πλατφόρμα. Μπορείτε να συγκεντρώνετε όλα τα δεδομένα που χρειάζεστε σχετικά με το απόθεμα, τις πωλήσεις ή τους πελάτες σας, εξοικονομώντας χρόνο, πόρους και λαμβάνοντας ορθότερες αποφάσεις. 

Θέλετε να ψηφιοποιήσετε την επιχείρησή σας, να αυξήσετε την παραγωγικότητα και τα κέρδη σας; Επικοινωνήστε μαζί μας ώστε να υιοθετήσετε τη Λύση που θα κάνει το όραμά σας πραγματικότητα!