Αν έχετε επιχείρηση, τότε σίγουρα τα τελευταία χρόνια ακούτε ολοένα και περισσότερο τον όρο SaaS (Software as a Service, ή αλλιώς Λογισμικό ως Υπηρεσία). Θα συμφωνήσετε ότι η αγορά και εγκατάσταση λογισμικού για τις επιχειρηματικές σας ανάγκες αποτελεί περίπλοκη, συχνά χρονοβόρα και κοστοβόρα διαδικασία. Το SaaS ήρθε για να σας διευκολύνει και να κάνει τη χρήση λογισμικού για εσάς παιχνιδάκι. Πώς; Πλέον το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να ανοίξετε οποιαδήποτε συσκευή διαθέτετε με πρόσβαση στο διαδίκτυο, να συνδεθείτε στο λογισμικό με το email σας, και να ξεκινήσετε να εργάζεστε από όπου κι αν βρίσκεστε. Και ναι, είναι τόσο εύκολο όσο σας το παρουσιάζουμε!
Τι ακριβώς είναι το SaaS, σε τι ωφελεί την επιχείρησή σας, πώς να το υιοθετήσετε και τι πρέπει να προσέξετε; Πάμε να λύσουμε κάθε σας απορία!
Τι είναι το SaaS και πώς λειτουργεί;
Το SaaS σημαίνει Λογισμικό ως Υπηρεσία. Αντί να χρειάζεται να αγοράσετε και να εγκαταστήσετε λογισμικό τοπικά στους υπολογιστές σας, σας παρέχει πρόσβαση στο λογισμικό μέσω διαδικτύου, πληρώνοντας συνήθως μια συνδρομή ώστε να μπορείτε να το χρησιμοποιείτε.
Η λειτουργία του είναι απλή και αποτελείται από τρεις βασικές διεργασίες:
1. Φιλοξενία στο Cloud
Οι εφαρμογές SaaS φιλοξενούνται στους διακομιστές του Cloud. Πολύ πιθανό διαβάζοντας την περιγραφή του SaaS να σας ήρθε στο μυαλό το Cloud, στις υπηρεσίες του οποίου έχετε επίσης πρόσβαση διαδικτυακά. Πολύ σωστά σκεφτήκατε, κρατήστε όμως τον εξής διαχωρισμό: το SaaS είναι ένα μοντέλο παροχής λογισμικού μέσω του Cloud, δηλαδή μια κατηγορία υπηρεσιών που προσφέρονται από το Cloud, ένα υποσύνολό του με λίγα λόγια. Σκεφτείτε το Cloud ως μία μεγάλη σουίτα, που «στεγάζει» και το SaaS.
2. Πρόσβαση μέσω διαδικτύου
Ο χρήστης έχει εύκολη πρόσβαση στις εφαρμογές SaaS, μέσω οποιουδήποτε web browser και από οποιαδήποτε συσκευή διαθέτει σύνδεση στο διαδίκτυο. Αυτό αποτελεί και το μεγαλύτερο πλεονέκτημα του SaaS, που το κάνει εξαιρετικά χρηστικό και ανταγωνιστικό συγκριτικά με τους τοπικούς διακομιστές.
3. Συνδρομητικό μοντέλο πληρωμής
Αντί να αγοράζετε την άδεια χρήσης του λογισμικού, άρα και να προκαταβάλλετε ένα μεγάλο ποσό, πληρώνετε μια μηνιαία ή ετήσια συνδρομή για να έχετε πρόσβαση στην υπηρεσία του SaaS. Αυτό καθιστά την χρήση του λογισμικού φυσικά πολύ πιο οικονομική.
Γιατί να επιλέξετε το SaaS;
Πλέον η επιλογή του SaaS είναι μονόδρομος για τις επιχειρήσεις, καθώς τα οφέλη του είναι αμέτρητα.
Ευελιξία στην εργασία
Η έλευση της πανδημίας Covid-19 ανάγκασε όλες τις επιχειρήσεις να εκσυγχρονιστούν και να γίνουν πιο ευέλικτες στο μοντέλο εργασίας που παρέχουν. Οι νέες προκλήσεις που δημιουργήθηκαν, δημιούργησαν με τη σειρά τους νέες ευκαιρίες στην εργασία, φέρνοντας στο προσκήνιο το Σύγχρονο Επιχειρησιακό Περιβάλλον. Το SaaS επιτρέπει στους χρήστες του να έχουν πρόσβαση στο λογισμικό από το σπίτι τους, το γραφείο ή την καφετέρια της γειτονιάς, με το μόνο που χρειάζεται να διαθέτουν να είναι μια συσκευή με σύνδεση στο διαδίκτυο, προσφέροντας έτσι ευελιξία στην εργασία τους. Η δυνατότητα εξ αποστάσεως εργασίας αποτελεί πλέον για τους εργαζόμενους όχι πολυτέλεια, αλλά αναγκαιότητα σε πολλές περιπτώσεις.
Εξοικονόμηση χρόνου και πόρων
Η αγορά και εγκατάσταση λογισμικού κάποτε ήταν χρονοβόρα αλλά και κοστοβόρα διαδικασία. Το SaaS είναι ήδη προεγκατεστημένο στο Cloud, που σημαίνει ότι αμέσως μόλις εγγραφείτε σε αυτό, είναι έτοιμο για χρήση. Επίσης αποφεύγετε σημαντικά κόστη, διότι απαιτεί μόνο μια μηνιαία συνδρομή, και σε περίπτωση που χρειαστείτε επέκταση, περισσότερο χώρο αποθήκευσης ή παραπάνω δυνατότητες, αυτό γίνεται με το απλό πάτημα ενός κουμπιού.
Ασφάλεια δεδομένων
Οι πάροχοι του SaaS λαμβάνουν τα μέτρα ασφαλείας που απαιτούνται για να προστατεύσουν τα ευαίσθητα δεδομένα της επιχείρησής σας. Οι πληροφορίες που διαβιβάζονται και αποθηκεύονται είναι κρυπτογραφημένες και διασφαλίζονται από εξωτερικούς χρήστες, επομένως παραμένουν απόρρητες. Μπορείτε επίσης να προσαρμόσετε την πρόσβαση των χρηστών σε κάθε κατηγορία δεδομένων, ώστε να παραμείνουν απόρρητα για τους υπόλοιπους ακόμα και εσωτερικά.
Συνεχείς αναβαθμίσεις και συντήρηση
Οι πάροχοι SaaS είναι οι υπεύθυνοι για τη διαχείριση, αναβάθμιση, συντήρηση και υποστήριξη των εφαρμογών, ώστε να βελτιώνουν διαρκώς τη λειτουργικότητα και την ασφάλειά τους. Έχετε πάντα πρόσβαση στις ανανεωμένες και πιο πρόσφατες εκδόσεις των εφαρμογών, χωρίς να χρειάζεται να κάνετε ή να πληρώσετε τίποτα! Αυτό σας «γλιτώνει» πολύτιμο χρόνο αλλά και πόρους, ειδικά αν το συγκρίνετε με ένα τοπικό λογισμικό, για το οποίο πληρώνετε τεχνικούς ώστε να το εγκαταστήσουν ή να το ενημερώσουν.
Διασύνδεση
Πιθανότατα στην επιχείρησή σας χρησιμοποιείτε παραπάνω από 1 λογισμικό, για διαφορετικές ανάγκες. Το SaaS διαθέτει πληθώρα εφαρμογών που παρέχουν διαφορετικά λογισμικά, από διαχείριση πελατών (CRM) έως λογιστικά ή email marketing. Καθώς όλες οι εφαρμογές στο SaaS επικοινωνούν μεταξύ τους, μπορείτε πολύ εύκολα να ενσωματώσετε όλα τα προγράμματα, τα εργαλεία και τις εφαρμογές που διαχειρίζεστε, και να τα κάνετε να συνεργάζονται. Αυτό μειώνει εξαιρετικά τον χρόνο μη αυτόματης μεταφοράς δεδομένων από το ένα πρόγραμμα στο άλλο.
Παραδείγματα SaaS
Αφού αποκτήσατε μια ιδέα, πάμε να δούμε μερικά από τα πιο δημοφιλή παραδείγματα εφαρμογών SaaS που ανταποκρίνονται στις ανάγκες των περισσότερων επιχειρήσεων:
To Salesforce αποτελεί μια λύση, ιδανική για την διαχείριση των σχέσεων με τους πελάτες σας. Έχει αναδειχθεί ως μια από τις ηγετικές εφαρμογές CRM, διότι προσφέρει σε όλα τα τμήματά σας, από το HR έως το τμήμα marketing, μια ολοκληρωμένη πλατφόρμα για την διαχείριση των πληροφοριών των πελατών, την παρακολούθηση των πωλήσεων, την αυτοματοποίηση των διαδικασιών εντός της εταιρείας και πολλές ακόμα δραστηριότητες εξυπηρέτησης πελατών.
Το WordPress είναι μια πλατφόρμα δημιουργίας ιστοσελίδων και δημοσίευσης περιεχομένου σε αυτές. Χρησιμοποιεί μια σύνθετη δομή themes και plugins, που σας επιτρέπει να προσαρμόσετε την εμφάνιση και τη λειτουργικότητα της ιστοσελίδας σας σύμφωνα με τις ανάγκες σας.
Το Dropbox είναι μια εφαρμογή σχεδιασμένη για την αποθήκευση και κοινή χρήση αρχείων στο Cloud. Οι βασικές λειτουργίες τους περιλαμβάνουν την αποθήκευση και κοινοποίηση αρχείων, τον συγχρονισμό δεδομένων, τη συνεργασία σε πραγματικό χρόνο, ενώ λειτουργεί και ως αντίγραφο ασφαλείας για τα αρχεία σας.
5+1 Συμβουλές: Πώς να υιοθετήσετε το SaaS στην επιχείρησή σας και τι πρέπει να προσέξετε
1. Προσδιορίστε τις ανάγκες σας & αναζητήστε τις κατάλληλες λύσεις.
Το πρώτο βήμα είναι να προσδιορίσετε ποια ακριβώς είναι η ανάγκη σας για εργαλείο λογισμικού. Έχετε κουραστεί να κάνετε χειροκίνητα τη μισθοδοσία των εργαζομένων σας ή να προγραμματίζετε τις άδειές τους; Θέλετε να μειώσετε τον χρόνο ανταπόκρισης στην εξυπηρέτηση των πελατών σας; Σε κάθε επιχειρηματική σας ανάγκη ανταποκρίνεται και μια διαφορετική SaaS λύση, την οποία προσφέρει ένας αξιόπιστος και εξειδικευμένος πάροχος. Να είστε ιδιαίτερα προσεκτικοί, συγκεκριμένοι και επιλεκτικοί καθώς τον αναζητείτε.
2. Επωφεληθείτε από τις δωρεάν δοκιμές.
Οι περισσότερες SaaS εφαρμογές προσφέρουν δωρεάν δοκιμαστική περίοδο, κατά την οποία μπορείτε να εξερευνήσετε τις δυνατότητες που παρέχουν και να σιγουρευτείτε αν ανταποκρίνονται στις ανάγκες σας. Ελέγξτε επίσης εάν διαθέτουν και δωρεάν εκδόσεις για μικρότερες λειτουργίες της επιχείρησής σας, που δεν απαιτούν πληρωμή.
3. Σιγουρευτείτε ότι διαθέτετε Internet υψηλής ταχύτητας.
Το SaaS βασίζεται στη σύνδεση στο Διαδίκτυο στη λειτουργία του. Αυτό σημαίνει ότι πρέπει να διαθέτετε σταθερή, αξιόπιστη και υψηλής ταχύτητας σύνδεση στο διαδίκτυο ώστε να το χρησιμοποιήσετε, όχι μόνο από το γραφείο αλλά και από οποιοδήποτε μέρος επιλέξετε να εργαστείτε.
4. Προσαρμόστε το SaaS με βάση τις ανάγκες σας.
Οι λειτουργίες των εφαρμογών SaaS προσαρμόζονται ανάλογα με τις απαιτήσεις σας. Έχετε τη δυνατότητα προσθήκης, αφαίρεσης ή μετατροπής των λειτουργιών, ώστε να ανταποκρίνονται ακριβώς σε αυτό που χρειάζεστε.
5. Λάβετε υπόψη το SaaS on-premise.
Σε περίπτωση που διαχειρίζεστε ευαίσθητα δεδομένα και η ασφάλεια για εσάς είναι ύψιστης σημασίας, προτιμήστε ένα ιδιωτικό Cloud που σας επιτρέπει να εκτελείτε το SaaS on-premise, δηλαδή στους δικούς σας τοπικούς διακομιστές. Αυτό το μοντέλο φυσικά απαιτεί μεγαλύτερο τεχνικό και οικονομικό φορτίο, διότι η επιχείρησή σας είναι υπεύθυνη για την υποδομή του λογισμικού της.
6. Εκπαιδεύστε το προσωπικό σας.
Διατηρήστε το προσωπικό σας ενημερωμένο και εκπαιδευμένο για τις νέες ενημερώσεις του SaaS, αλλά και για τη σωστή διαχείρισή του. Η αποτελεσματική χρήση του, θα σας βοηθήσει να εκμεταλλευτείτε πλήρως τα πλεονεκτήματα που προσφέρει.
Ανακαλύψτε το μέλλον της επιχείρησής σας με το SaaS!
Το SaaS είναι αναμφίβολα μια καινοτόμος λύση, που επιτρέπει στις επιχειρήσεις να εκσυγχρονίσουν τις υποδομές τους και να παραμείνουν ανταγωνιστικές στις νέες επιχειρηματικές προκλήσεις. Είναι ένα εργαλείο που θα σας βοηθήσει να εξοικονομήσετε χρόνο, πόρους και να αναβαθμίσετε την επιχείρησή σας.
Στη NUS Solutions είμαστε εδώ για να σας βοηθήσουμε να ξεκινήσετε αυτό το ταξίδι. Επικοινωνήστε μαζί μας σήμερα για να μάθετε πώς το SaaS μπορεί να μεταμορφώσει τον τρόπο με τον οποίο εργάζεστε και σας φέρει πιο κοντά στους επιχειρηματικούς σας στόχους!